REGULAMIN KONFERENCJI

Podlaskie Dni Medycyny Pracy

Organizator, termin i czas trwania konferencji

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Podlaskich Dni Medycyny Pracy, zwanych dalej „Konferencją”, które odbędą się stacjonarnie w dniach 18-20 września 2025 r. w Białymstoku.
2. Organizatorem konferencji jest Podlaskie Towarzystwo Medycyny Pracy Oddział w Białymstoku we współpracy z Podlaskim Wojewódzkim Ośrodkiem Medycyny Pracy w Białymstoku.
3. Uczestnikiem Konferencji jest każda pełnoletnia osoba fizyczna, która zgłosiła chęć udziału w Konferencji poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego i zaakceptowała zasady uczestnictwa w konferencji, o których mowa w Regulaminie.
4. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że wzięcie udziału w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem treści Regulaminu.
5. Konferencja odbywać się będzie:
   • w Auli Magna Pałacu Branickich, ul. Jana Kilińskiego, 15-089 Białystok – sesja inauguracyjna (18 września 2025 r.)
   • w Hotelu Gołębiewski, ul. Pałacowa 7, 15-064 Białystok – sesje tematyczne (19-20 września 2025 r.)
6. Regulamin udostępniany jest Uczestnikom na stronie internetowej Konferencji: https://podlaskiednimedycynypracy.pl, w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
7. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu. Zmiana wchodzi w życie z chwilą publikacji na Stronie Konferencji.
8. Organizator może zmienić termin lub formułę Konferencji, jeśli jej przeprowadzenie będzie niemożliwe lub utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zmiany zostaną ogłoszone na Stronie Konferencji.
9. Organizator może zmienić program Konferencji (w tym kolejność wystąpień). Zmiana programu nie stanowi zmiany regulaminu.

Rejestracja udziału w Konferencji

1. Udział w Konferencji jest odpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz elektroniczny dostępny na Stronie Konferencji.
2. Szczegóły dotyczące rejestracji, terminów i wysokości opłaty rejestracyjnej znajdują się na Stronie Konferencji.
3. Rezygnacja z udziału przed 31 lipca 2025 r. uprawnia do zwrotu Opłaty (z wyłączeniem opłat bankowych), pod warunkiem zgłoszenia jej mailowo na adres: konferencja@pwomp.podlaskie.eu. Po tym terminie zwrot nie przysługuje.
4. Organizator nie odpowiada za błędne dane podane przez Uczestnika.
5. Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i zobowiązuje się do uiszczenia opłaty.
6. Prawo udziału powstaje po opłaceniu oraz otrzymaniu potwierdzenia rejestracji.

Ogólne zasady udziału w Konferencji

1. Językiem Konferencji jest język polski. Odbędą się sesje tematyczne oraz warsztaty orzecznicze.
2. Uczestnik może zgłaszać pytania po sesjach plenarnych. Liczbę i kolejność pytań określa Organizator.
3. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat oraz punkty edukacyjne.
4. Konferencja będzie dokumentowana w formie fotorelacji.
5. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania porządku, niezakłócania Konferencji i akceptacji jej programu. Organizator może wykluczyć osoby naruszające Regulamin.

Zgłaszanie wystąpień i posterów

1. Zgłoszenia streszczeń (abstraktów) należy przesyłać e-mailem na adres: konferencja@pwomp.podlaskie.eu do 31 lipca 2025 r.
2. Zgłoszenie oznacza zgodę współautorów i kierownika jednostki.
3. Streszczenia w języku polskim powinny zawierać: cel, metodę, wyniki i wnioski.
4. Organizator zdecyduje, które wystąpienia zostaną zaprezentowane.
5. Komitet Naukowy kwalifikuje prace. Autorzy zostaną poinformowani o wynikach.
6. Prelegent odpowiada za treść i formę prezentacji.
7. Poster: maksymalny format A1 (59,4 cm x 84,1 cm), układ pionowy. Zalecana wysyłka kurierem na adres: PWOMP, ul. Wiewiórcza 10, 15-535 Białystok, co najmniej dwa tygodnie przed Konferencją.

Prawa i obowiązki Uczestników Konferencji

1. Uczestnik ma obowiązek potwierdzenia obecności przy stanowisku recepcyjnym.
2. Uczestnicy muszą przestrzegać zasad BHP i ppoż. obowiązujących w miejscu Konferencji.
3. Organizator nie odpowiada za zgubione rzeczy.
4. Organizator nie odpowiada za skutki nieprzestrzegania Regulaminu.

Przetwarzanie danych osobowych

1. Zgłoszenie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych, w tym wizerunku.
2. Utrwalone materiały mogą być publikowane w celach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych.
3. Administratorem danych jest: Podlaski Wojewódzki Ośrodek Medycyny Pracy w Białymstoku, ul. Wiewiórcza 10.
4. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: joanna.ruta@pwomp.podlaskie.eu
5. Dane będą przetwarzane w celu organizacji wydarzenia.
6. Podstawy prawne: zgoda (art. 6 ust.1 lit. a RODO), obowiązek prawny (lit. c), prawnie uzasadniony interes (lit. f).
7. Dane z formularza rejestracyjnego oraz wizerunek będą przetwarzane.
8. Uczestnik ma prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, sprzeciwu, przeniesienia oraz skargi do UODO.
9. Dane nie będą przekazywane osobom nieupoważnionym, profilowane ani przesyłane poza UE.
10. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Konferencji.
11. Dane z dokumentów rozliczeniowych będą przechowywane maks. 5 lat.
12. Zgoda może być cofnięta w każdej chwili, ale nie wpływa na wcześniejsze przetwarzanie.
13. Udział w wydarzeniu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

Postanowienia końcowe

1. Regulamin dostępny jest na Stronie Konferencji i obowiązuje od dnia publikacji.
2. Organizator może w każdej chwili odwołać Konferencję lub zmienić jej formułę. W takim wypadku przysługuje wyłącznie zwrot Opłaty.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.